In từ WPS Office máy in báo lỗi giấy Letter: cách chỉnh A4

4 bước chỉnh khổ A4 khi in từ WPS Office – hình minh hoạ

Vì sao in từ WPS Office hay bị máy in báo lỗi?

WPS Office bản quốc tế (giao diện tiếng Anh) thường tạo tài liệu mới với khổ Letter – khổ giấy văn phòng của Mỹ (216 × 279 mm). Ở Việt Nam ta dùng A4 (210 × 297 mm). Khi lệnh in gửi khổ Letter mà khay để A4, nhiều máy laser như Canon LBP6230, LBP2900 dừng lại, đèn Paper nháy và báo Check Printed Output – Load Letter paper.

Máy in laser văn phòng – ảnh sản phẩm minh hoạ

Lỗi hay gặp với file nhận qua Zalo: WPS mở ở chế độ [Read-Only] (chỉ đọc), người dùng bấm in luôn mà không xem khổ giấy, nên cứ in là máy báo.

File thời khoá biểu, đề kiểm tra mở trong WPS Office ở chế độ [Read-Only] – ảnh chụp màn hình thực tế (đã làm mờ nội dung)

Cách chỉnh khổ A4 trong WPS Office từng bước

WPS Writer (file Word .doc, .docx)

1. Nếu tab ghi [Read-Only]: vào File → Save As, lưu thành file mới rồi mở file đó.
2. Bấm tab Page Layout → Size → A4.
3. Muốn mọi file mới đều là A4: mở hộp Page Setup, chọn A4 rồi bấm nút Default ở cuối hộp thoại (theo hướng dẫn của WPS).
4. Bấm Ctrl + P, kiểm tra khổ giấy A4 và đúng tên máy in rồi in.

WPS Spreadsheets (file Excel .xls, .xlsx)

1. Tab Page Layout → Size → A4; file nhiều sheet thì chỉnh từng sheet.
2. Xem Print Preview: bảng tràn sang trang 2 thì chọn chế độ in vừa 1 trang (Fit to one page) hoặc chỉnh lề hẹp.

WPS PDF (file .pdf)

1. File PDF không đổi khổ trong file được – bấm Ctrl + P.
2. Chọn đúng máy in, khổ giấy A4, chế độ co vừa trang (Fit), rồi in.

Đặt A4 mặc định cho máy in

Control Panel → Devices and Printers → chuột phải máy in → Printing preferences → khổ giấy (Page Size / Paper Size) chọn A4 → Apply. Bước này giúp mọi phần mềm (WPS, Word, Excel, trình duyệt) đều gửi A4 khi file không tự đặt khổ.

Bảng chẩn đoán lỗi khi in từ WPS Office

Mẹo tránh lỗi khi in file nhận qua Zalo

• Lưu file về máy trước khi in: mở thẳng từ Zalo dễ bị chế độ chỉ đọc, không chỉnh được.
• Luôn xem khổ giấy ở hộp thoại in: chỉ cần thấy A4 là yên tâm.
• Dùng một máy in mặc định: tránh lệnh in đi nhầm sang máy in ảo (PDF, Fax).
• Văn phòng nhiều máy tính: đặt A4 mặc định cho WPS và driver trên từng máy.

Khi nào cần kỹ thuật?

• Đã chỉnh A4 ở WPS và driver mà máy vẫn báo lỗi giấy.
• Máy in kẹt giấy, kéo giấy lệch, báo đèn đỏ liên tục.
• Cần cài lại driver, chia sẻ máy in cho nhiều máy tính – Thần Vũ hỗ trợ từ xa qua UltraViewer.

Câu hỏi thường gặp về lỗi in từ WPS Office

Có phải gỡ WPS cài Microsoft Office mới hết lỗi?

Không cần. Lỗi nằm ở khổ giấy của file, chỉnh A4 trong WPS là in bình thường.

Vì sao file Word mở bằng Microsoft Word in được, mở bằng WPS lại lỗi?

Mỗi phần mềm có khổ mặc định riêng; file tạo mới trong WPS bản tiếng Anh hay là Letter. Kiểm tra lại Page Layout → Size trong WPS.

In file PDF bằng WPS bị nhỏ chữ hoặc mất lề?

Trong hộp thoại in chọn khổ A4 và chế độ co vừa trang; nếu PDF gốc là khổ Letter, chữ sẽ thu nhỏ một chút – đó là bình thường.

Bài liên quan: Canon LBP6230 báo Load Letter paper · Sửa lỗi Canon 2900 treo lệnh in · UltraViewer – hỗ trợ máy in từ xa

Liên hệ Thần Vũ

Hotline/Zalo 0983 504 555 · Máy bàn 024 3992 1369. Kho & xưởng: Số 14–15, Ngách 76, Ngõ 172 Phú Diễn, Bắc Từ Liêm, Hà Nội – xem các cơ sở khác tại trang Liên hệ. Giờ làm việc 7h30 – 18h00, Thứ 2 – Thứ 7.